Organización de eventos
¿Te has preguntado alguna vez que hay detrás de la organización de eventos?
Te encantó esa fiesta o aquel encuentro de empresas… pero nunca pensaste… ¿Cómo surge todo aquello?
No te preocupes, nos pasa constantemente, acudimos a actos, inauguraciones, presentaciones, etc., pero no nos paramos a pensar cómo se hace y quién está detrás. Bueno… ¡no es del todo cierto! En realidad esa capacidad sólo la desarrollan las personas que se dedican a la organización de eventos, siempre a la caza de una buena idea o un momento de inspiración.
Pero centrándonos un poco más en el tema, vamos a hablar de lo que conlleva la organización de un evento y los requisitos mínimos a la hora de desarrollar una buena idea.
- Lo primero: Organización, Organización y Organización.
Toda persona que quiera organizar un evento debe ser tremendamente organizada y metódica. No nos podemos olvidar que cada detalle es importante y en la organización de eventos más. No cabe lugar a la improvisación y si hay que utilizarla hay que preverla. Os contaré un secreto: Ningún buen organizador vive sin su móvil, su agenda y la cinta de doble cara. Y con eso casi el 70% de los imprevistos están cubiertos de ante mano.
- La idea… ¡Siempre creativa!
No hay evento sin ideas, eso lo tenemos que tener claro, pero no nos sirve cualquier idea, tenemos que ser capaces de pensar de forma creativa. En el mundo está casi todo inventado, pero es cierto, que hay muchas formas de mostrar lo mismo para llegar a un punto común y es ahí donde recae el peso de un buen organizador: En su capacidad de buscar el camino de una forma creativa y diferente para llegar a su objetivo.
- La regla de las 5P ¿Qué? ¿Dónde?, ¿Cuándo?, ¿Cómo? y ¿Para Quién?
Define cada una de estas preguntas antes de empezar a organizar cualquier evento. ¿Qué quieres hacer?, ¿Con qué espacio cuentas?,
¿Dónde se organizará en evento? ¿Cómo será?, ¿Quién irá invitado? Son preguntas obligatorias para todo buen organizador y cómo no…para el éxito del evento. Para responderlas satisfactoriamente será muy importante conocer al cliente, saber qué busca y contar con una buena cartera de proveedores que te permitan adaptar cada petición externa a las posibilidades de tu idea inicial.
- Al final “la pela es la pela”
Podemos tener ideas magníficas, pero si no contamos con un presupuesto ajustado para desarrollarlas, al final, será un quiero y no puedo. Por eso es importante saber con qué capital contamos y adaptar nuestro presupuesto a la idea. En este sentido, recomiendo la calidad a la cantidad. Si nuestro presupuesto es muy ajustado, es preferible desarrollar cosas más pequeñas pero cuidando los detalles hasta hacerlas únicas.
- ¡Juntos trabajamos mejor!
¿Qué sería de un evento sin un equipo? Es importante tener en cuenta que uno sólo no puede llegar a todas partes y apagar todos los fuegos que surjan en el camino. Por eso es importante contar con un equipo de personas comprometidas y responsables. Cada uno deberá tener asignadas unas funciones muy precisas y estar constantemente en comunicación con el resto de miembros. En cualquier momento puede surgir algo inesperado, la resolución rápida y exitosa transciende en cada una de las personas que están detrás. ¡Todos sumamos
- El éxito se resume en… Comida + Música/Ambiente
Como organizadores tenemos que asumirlo, si la comida, la música o el ambiente son malos, todo lo que haya alrededor… dará exactamente ¡igual!… porque al final es lo que cuenta. Y es por esa circunstancia, que hemos introducido anteriormente, nadie se pone a pensar en lo que cuesta organizar un evento. Por ello, es importante contar con un buen intérprete o grupo musical y si no tenemos la suerte de que la música sea en directo, tener en cuenta que el sonido sea de calidad y contar con una buena “Play List” a medida de las características de nuestros invitados. ¿Y la comida? Qué dolores de cabeza nos trae el menú, porque al final es algo subjetivo y no podemos controlarlo 100%. Aun así, contar con alimentos de buena calidad y un chef o cocinero a la altura de nuestro evento es importante. En este caso, a veces, menos no es más y el nivel de satisfacción de los asistentes se centrará al 50% en lo vacío que lleven el estómago antes y lo lleno que se lo lleven después del evento.
En definitiva, un evento es un acto hecho por y para los demás, se hace con cariño, ilusión y con la intención de que todo esté perfecto. El éxito depende de la organización previa, la experiencia y de la capacidad de previsión del equipo, ahí está Desafío Comunicación para ayudarte.
Carolina Sanz
Responsable de Comunicación y organización de Eventos
